Seamos honestas: todas hemos estado en la reunión que pudo ser un correo. Una hora de tu vida desperdiciada, con la cámara apagada (porque ya estabas contestando correos por debajo del agua) o con la mente en “¿qué voy a hacer de cenar?”.
Pero ojo: las reuniones no son el enemigo, lo que mata es la falta de estructura. Una reunión bien llevada puede inspirar, alinear al equipo y destrabar problemas en minutos. La clave está en saber cómo organizarlas y cómo participar sin que se vuelvan un karaoke de quejas o ideas sueltas.
Aquí te comparto una guía paso a paso:
1. Reunión sin objetivo = pérdida de tiempo 🚫
Antes de mandar la invitación, pregúntate:
¿Qué quiero lograr con esta reunión?
- Tomar una decisión
- Dar seguimiento a un proyecto
- Resolver un problema específico
- Asignar responsabilidades
Si la respuesta es solo “informar”, hazlo por correo. Nadie quiere perder media hora escuchando algo que podía leer en 5 minutos.
Por ejemplo:
En lugar de “Reunión de equipo semanal”, pon: “Definir quién será responsable de la propuesta al cliente X”. Desde el título ya queda clarísimo que saldrán con una decisión tomada.
2. Agenda corta y clara 📋
La agenda es tu salvavidas. Sin ella, la reunión se va a desviar más rápido que tu carrito de supermercado que siempre se va chueco.
Paso a paso para hacer una agenda útil:
- Define máximo 3 temas.
- Asigna un tiempo a cada tema (ej. 10 min, 15 min, 5 min).
- Incluye el objetivo de cada tema: decidir, informar, resolver.
- Y, ¡¡Por favor!! Mándala antes de la reunión para que la gente llegue preparada.
Por ejemplo:
Punto 1: Revisar avances del proyecto (10 min) – Objetivo: identificar retrasos.
Punto 2: Asignar responsables para la presentación (15 min) – Objetivo: repartir tareas.
Punto 3: Confirmar fecha de entrega (5 min) – Objetivo: cerrar compromiso.
Y listo. Tres puntos, no 13.
3. Cómo lidiar con la persona “quiero hablar aunque no aporte” 🙄
Aquí es donde necesitas firmeza, pero sin perder la sonrisa.
Técnica de la “intervención amable”:
- Escucha su comentario (aunque repita lo que ya se dijo).
- Agradece y valida: “Gracias, lo tomamos en cuenta”.
- Redirige al tema: “Ahora regresemos a lo que teníamos en agenda”.
- Si insiste, ofrece otro espacio: “Lo vemos en una reunión aparte o lo revisamos por correo”.
Por ejemplo:
En una reunión alguien empieza a hablar de su gato justo cuando discuten presupuesto. Tú puedes decir: “Súper interesante, pero para no desviarnos, volvamos al punto de los números. Lo de tu gato me lo cuentas al rato con un café.”
4. Respeta el tiempo ⏰
El respeto al tiempo es respeto a las personas.
Tips para lograrlo:
- Pon cronómetro o alarma que te avise cuando faltan 5 minutos.
- Si ves que se alarga un punto, decide: ¿cerramos rápido o agendamos otro espacio?
- Termina siempre a la hora prometida (aunque quede algo pendiente).
Por ejemplo:
La reunión era de 30 min y faltan 2 min: “Chicas, nos quedan dos minutos. Cerramos este punto y lo que quede lo vemos en la próxima.”
Créeme: la gente aprecia a quien respeta el reloj.
5. Documenta y reparte acuerdos 📝
Nada de salir con la frase “ya veremos”.
Paso a paso:
- Designa a alguien para tomar notas.
- Registra acuerdos, responsables y fechas (no discursos).
- Envía un correo al terminar con un resumen máximo de una hoja.
Por ejemplo:
María – enviar propuesta al cliente – viernes 5 pm.
Sofía – preparar presentación – lunes 10 am.
Candy – dar seguimiento en la próxima reunión.
Así no hay lugar para “yo pensé que no era mi responsabilidad”.
6. Ajusta según el formato: virtual o presencial 👩💻👩👩👧
Virtuales:
- Pide cámaras prendidas (siempre que sea posible).
- Usa herramientas interactivas: encuestas, pizarras digitales, chat.
- Evita que alguien hable 20 min seguidos: mejor turnos cortos (¡Qué no te de pena usar el cronómetro!.
Presenciales:
- El espacio importa: sillas cómodas, agua, café, luz.
- Usa un pizarrón o rotafolio para que todos visualicen los acuerdos.
Si es muy larga, mete pausas breves para que nadie se duerma.
✨ Al final, una buena reunión es como una buena película: empieza a tiempo, tiene una trama clara y termina dejándote con algo valioso.
Si logras que tu equipo salga sabiendo qué se decidió, qué sigue y quién se encarga de qué, entonces tu reunión fue oro puro.
Y ahora dime, cuéntame en los comentarios:
- ¿Cuál ha sido tu peor experiencia en una reunión?
- ¿Qué truco usas tú para que sean más efectivas?
CandyFG 
Deja un comentario